Sanelut eivät tarvitse enää purkajaa, joten Sydänsairaalan osastonsihteerit tarttuivat innolla uusiin tehtäviin

Tays Sydänsairaalan osastonsihteerit pääsivät muokkaamaan työnkuvansa uusiksi, kun uuden tekniikan myötä lähes 60 000 sanelutekstiä jää purkamatta vuosittain. Puheentunnistusteknologia korvaa yhä useammin lääkärien tekemän sanelun, jonka kirjaaminen potilaskertomukseen on perinteisesti osastonsihteerien työtä. Onnistuneella sihteerien työnkuvien suunnittelulla vapautui aikaa myös hoitotyöhön.

Sairaaloissa yleistynyt puheentunnistusteknologia mahdollistaa lääkäreiden ja muiden asiantuntijoiden puheen dokumentoinnin suoraan potilaskertomukseen.

– Tays Sydänsairaalassa aloitimme puheentunnistusohjelman käytön lokakuussa 2022. Tuossa vaiheessa 40 osastonsihteeriä kirjoitti vielä yli 58 000 sanelua vuodessa, joten sihteerien työnkuvaan oli odotettavissa iso muutos. Tärkein tavoite oli, että voisimme hyödyntää monipuolisesti sihteerien ammattitaitoa, kertoo henkilöstöjohtaja Katja Hautamäki-Lamminen Sydänsairaalasta.

– Osastonsihteereillä on työn kautta laaja osaaminen terveydenhuollosta ja lääketieteen sanastosta. Sydänsairaalan hoitajilla, fysioterapeuteilla ja lääkäreillä oli tiedossa useampia työtehtäviä, joita voisi päivittää sihteerien tehtäväksi ja samalla vapauttaa hoitohenkilökunnan aikaa potilastyöhön.

Sihteerien osaaminen monipuoliseen käyttöön

Osastonsihteeritiimin palveluvastaava Jenni Helenius teki opinnäytetyönä kyselyn sihteerien työnkuviin ja osaamisvahvuuksiin liittyen. Kyselyn vastausprosentti oli korkea (83 %). Kyselyn tavoitteena oli muun muassa selvittää, miten osastonsihteerit suhtautuivat työnkuvien muutokseen, ja vastaajien kokemus muutoksesta oli erittäin hyvä (keskiarvo 8.6 asteikolla 1–10). Tuloksissa korostuivat vahvasti osastonsihteerien asiakaspalvelualttius, IT-taidot, itseohjautuvuus, yhteistyö- ja tiimityötaidot, hyvä paineensietokyky, ongelmanratkaisutaidot ja kehityshalukkuus.

Osastonsihteerien kanssa käytiin kehityskeskustelut työnkuvamuutoksista ja samalla selvitettiin halukkuus ottaa kehitettäväksi ihan uusia työnkuvia.

– Puheentunnistus on vapauttanut työaikaa muuhun kuin kirjoittamiseen, mikä on lisännyt työn mielekkyyttä ja sihteerien osaamisen monipuolista hyödyntämistä. Esimerkiksi vuodeosastoilla ja poliklinikoilla potilaiden jatkokäyntien ja -tutkimusten ajanantoa on lisätty sihteerityöksi. Osastotyössä työtehtävien siirrot ovat olleet pienempiä osuuksia, poliklinikalla suurempia yksittäisiä kokonaisuuksia. Puheentunnistuksen myötä seitsemän sihteerien työpanosta vapautui muihin työtehtäviin. Saneluiden purkaminen on jäänyt suurimmalta osalta pois, mutta sihteerit kirjoittavat vielä pienen määrän pääsääntöisesti lausuntoja, todistuksia ja erilaisia pyyntöjä, toteaa osastonsihteerien palvelupäällikkö Pirjo Kosonen.

Sydänsairaalan iso muutosprojekti on johtanut osastonsihteerien aiempaa korkeampaan työtyytyväisyyteen.

– Suhtautuminen työnkuvien muutokseen on ollut esimerkillistä ja innostunutta koko Tays Sydänsairaalan sihteeritiimillä. Muutoksen myötä osastonsihteerit kokevat, että yhteistyö sairaalan sisällä on syventynyt entisestään ja osastonsihteerit ovat aidosti osa moniammatillisia tiimejä, Kosonen kiittää.

Lisätietoja

Katja Hautamäki-Lamminen, henkilöstöjohtaja, Sydänsairaala, p. 050 351 4854, katja.hautamaki-lamminen@sydansairaala.fi
Pirjo Kosonen, osastonsihteeritiimin palvelupäällikkö, Tays Sydänsairaala, p. 041 731 4189, pirjo.kosonen@sydansairaala.fi

Opinnäytetyö: Osastonsihteerien uudet työnkuvat puheentunnistuksen käyttöönoton jälkeen

Sydänosaston käytävällä fysioterapeutti tukee potilasta kävelyllä.

Terveydenhuoltoalalla sanelu on yksi tehokkaimmista tavoista dokumentoida lääketieteellisiä analyyseja ja raportteja potilaskertomukseen. Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirjojen määritys edellyttää, että terveydenhuollon yksikön tulee pitää jokaisesta potilaasta jatkuvaa, aikajärjestyksessä etenevää potilaskertomusta.

Viime vuosina puheentunnistus on korvannut suurimmaksi osaksi perinteisen sanelun eri terveydenhuollon yksiköissä. Puheentunnistusteknologia mahdollistaa lääkäreiden puheen dokumentoinnin suoraan potilaskertomukseen ilman tekstinkäsittelijöiden lisätoimia. Tays Sydänsairaalassa puheentunnistuksen käyttöönotto käynnistyi pienimuotoisesti syyskuussa 2022 ja sen kokonaisvaltainen käyttö aloitettiin lokakuussa 2022. Puheentunnistus muutti sairaalan osastonsihteerien työnkuvaa, kun sanelun purku jäi pois työtehtävistä.

Osastonsihteereiden työnkuvien muutosprojekti Tays Sydänsairaalassa on erittäin merkittävä. Tays Sydänsairaalan palveluvastaava Jenni Heleniuksen AMK-opinnäytetyön (liiketalouden koulutus, tradenomi) tavoitteena oli selvittää Tays Sydänsairaalan osastonsihteerien uusia työnkuvia puheentunnistuksen käyttöönoton jälkeen ja miten osaaminen varmistetaan siirryttäessä uusiin työtehtäviin.

Tutkimustulokset osoittivat, että osastonsihteerit olivat valmiita työnkuvien muutokseen. Tulokset antoivat merkittäviä ja arvokkaita lähtökohtia uusien tehtävänkuvien suunnitteluun. Projektin onnistuttua kokonaisuudessaan ei yhdenkään Tays Sydänsairaalan osastonsihteerin työsuhdetta tarvitse päättää töiden loppumisen vuoksi. Lääkäreille ja hoitajille välittömään potilastyöhön vapautunutta aikaa tullaan arvioimaan jatkotutkimusaiheena.

Lue lisää opinnäytetyöstä Hämeen ammattikorkeakoulun sivuilta (linkki)